Egyszerűbbé válhat az Európai Unióban a hivatalos ügyek intézése azzal, hogy egy uniós rendelet szerint számos, bármely tagállamban kibocsátott közokiratot – például apai elismerő nyilatkozatot vagy anyakönyvi kivonatot – egy másik tagállamban el kell fogadni a hitelesítő pecsét (apostille-tanúsítvány) nélkül. Más országokba szánt dokumentumoknál azonban továbbra is szükséges a felülhitelesítés, illetve még az uniós országok esetén is érdemes előzetesen tájékozódni, milyen iratokat vár el az adott hivatal – hívja fel a figyelmet a rendelet kapcsán a Magyar Országos Közjegyzői Kamara.
Ha valakinek külföldön hivatalos ügyet kell intéznie, gyakran nem elegendő bemutatnia az eredeti hivatalos iratot, mert a külföldi hatóság csak a felülhitelesített, úgynevezett apostille-tanúsítvánnyal vagy diplomáciai felülhitelesítéssel ellátott dokumentumot fogadja el.
A közokiratok hitelesítésének célja, hogy bizonyítsa egy külföldi ország hatóságainak az adott ország hatóságai által kiállított dokumentumon az aláírás és bélyegzőlenyomat valódi, illetve hogy a kiállító milyen minőségben járt el. Ezt kétféle eljárással lehet elérni. Azon 57 állam esetében, amely részese a nemzetközi apostille-egyezménynek, az okiratokat apostille-tanúsítvánnyal kell ellátni. Amennyiben egy ország nem tagja ennek az egyezménynek, és nincs vele Magyarországnak két-, illetve többoldalú nemzetközi szerződése, közbenső hitelesítéssel, majd diplomáciai felülhitelesítéssel kell ellátni az okiratot.
Az eljárást az Európai Unión belül egyszerűsíti egy, a közokiratokról szóló rendelet azzal, hogy bizonyos tartalmú közokiratok esetében eltörli a felülhitelesítési kötelezettséget. Nem kell például hitelesítőpecsét a születés, a haláleset, az életben lét, a házasságkötés, az anyaság vagy apaság, a lakóhely, a tartózkodási hely vagy állampolgárság rögzítésére szolgáló dokumentumoknál.
A rendelet értelmében mostantól a közokirathoz nem kell hiteles fordítást készíttetni. Ha a közokirat nem az azt igénylő tagország hivatalos nyelvén készült, akkor a kiállító hatóságtól lehet kérni az összes uniós nyelven rendelkezésre álló formanyomtatványt. Ha bárki ezzel együtt nyújt be egy dokumentumot, a fogadó hatóság alapesetben nem kérheti a fordítást. A rendelet azt a szabályozást is eltörölte, hogy az eredeti közokiratot és annak hiteles másolatát egyszerre kelljen benyújtani.
A rendelettől függetlenül minden esetben érdemes rákérdezni, milyen formában fogadják el a hivatalos dokumentumokat – hívja fel a figyelmet Tóth Ádám, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara elnöke. A felülhitelesítési eljárás, illetve az apostille kiállítása egyébként egyszerű és gyors. A közjegyzők által aláírt okiratok hitelesítését a MOKK végzi Budapesten a Közjegyzők Házában. A hitelesítés lehetőség szerint egy napon belül elkészül (általában helyben megvárható), illetve postai úton is intézhető körülbelül két hét alatt.
A közjegyzői kamarától évről évre több dokumentum hitelesítését kérik, 2018-ban több mint 9300 apostille-t és majdnem 2100 közbenső hitelesítést, összesen több mint 11 400-at. Az elmúlt években sok ilyen iratot vittek néhány uniós tagállam mellett Dél-Koreába, Kazahsztánba, Kínába, Oroszországba és Thaiföldre.
Jó tudni, hogy melyik szervhez kell fordulni apostille, illetve felülhitelesítés érdekében. Magyarországon a MOKK hitelesíti a közjegyző által aláírt közokiratokat – többek között gazdasági jogi szerződéseket, nyilatkozatokat, aláírásmintákat, meghatalmazásokat, cégkivonatokat, gyermek külföldre vitele iránti engedélyeket, hagyatéki eljáráshoz kapcsolódó iratokat –, az Igazságügyi Minisztérium a bíróságok, valamint a minisztérium által kiállított iratokat, a Külgazdasági és Külügyminisztérium pedig a NAV által kiállított és az egyéb közokiratokat. Részleteket a MOKK honlapján találnak.
