„Cégvezető vagyok. Mi lesz, ha kilép egy szakemberem? Ha babát vár a titkárnőm? Ha változik egy jogszabály?” Létezik olyan megoldás, amely mindezekre azonnali, pontos választ ad, ami ma már nem csupán a nagyvállalatok kiváltsága. A folyamatkezelés, vagyis a workflow szakértői 5+1 tippet adnak a vállalkozásoknak.
A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre. Ezzel hosszú távon akár tönkre is mehet az üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95–99%-a e-maileket, Excel-táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig a szakértők szerint az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!
Íme 5+1 hasznos tipp az xFLOWer fejlesztőitől egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora ugyanis a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!
1. Nagytakarítás kell! Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a rendetlenség, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat. Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!
2. A titkárnő nem automata! A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők? Célszerű és hatékony, ha – mondjuk az ismétlődő – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.
3. Delegáljon! Ez sokszor bizalmi kérdés, nem észszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egy személyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – például papírtologatásra – költik.
4. Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, ezeket sorrendbe kell tenni, hozzárendelni a jogköröket, felelősöket, határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.
5. Szereltessen be riasztókat! A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire, például alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt az illetékes kollégáknak. Egy jól kialakított rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.
+1. Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép! Ne munkaerőben gondolkodjon, mint itthon a legtöbb vállalkozó, hanem – ahogy például Németországban a cégvezetők többsége teszi – munkafolyamatokban! Ez akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében. A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomon követéssel. Egy biztos: ezzel minden félreértés kizárható.
Megtakarítással kapcsolatos cikkeinket ezen linken találja: megtakarítás
